Documento

Tipo de interaccion

Los documentos aparecen cuando se sube, comparte o solicita un archivo.

Los clientes solo ven archivos propios o compartidos intencionadamente desde un proyecto o flujo de cliente.

Fuentes

Los documentos de proyecto pueden estar visibles para clientes conectados de ese proyecto. Las subidas de cliente aparecen en timeline y resumen de documentos. Una solicitud puede pedir un archivo concreto aunque las subidas generales esten desactivadas. Los archivos de workflow son para el equipo del dashboard y no son publicos automaticamente.

Flujo de solicitud de documento

Usa una solicitud de documento cuando el equipo necesita un archivo especifico de un cliente, como justificante de ingresos, identificacion o formulario firmado. Abre el cliente en el dashboard, ve a Solicitudes, elige Nuevo, deja Solicitud de documento seleccionado y escribe con claridad que documento necesitas.

El cliente abre la solicitud desde el portal o desde el correo de solicitud. El portal muestra el contexto y un unico campo de subida, para que el cliente sepa exactamente que archivo debe aportar.

Despues de subirlo, el documento queda vinculado al cliente y aparece en la zona de documentos del dashboard. El equipo puede revisarlo, descargarlo, aceptarlo, rechazarlo o eliminarlo segun el proceso de la oficina.

Estado y seguridad

Las subidas pueden tener estados como nuevo, aceptado o rechazado. Las descargas deben autorizarse al abrirse. Los botones desactivados son solo la capa visible; el servidor tambien aplica permisos.

Limites y tipos de archivo

Las subidas de cliente, solicitudes de documento y preguntas de workflow con archivo aceptan archivos de hasta 2.5 MB. Los documentos adjuntos a un proyecto aceptan archivos de hasta 10 MB, con un maximo de 25 documentos de proyecto por proyecto.

Los tipos de documento admitidos son PDF, JPG/JPEG, PNG, DOC/DOCX, XLS/XLSX, PPT/PPTX, ZIP y RAR.

Los medios del portal y del proyecto usan controles de subida separados. Los formularios del dashboard limitan los logos a 1 MB y la mayoria de imagenes de proyecto, imagenes de contenido, planos, videos y miniaturas a 2.5 MB. Los tipos de medios admitidos incluyen JPG/JPEG, PNG, GIF, SVG, WEBP, MP4 y MOV.

Retencion y almacenamiento

Los archivos subidos por clientes no son de confianza. Sparki almacena los archivos, autoriza el acceso y proporciona enlaces de descarga, pero no los analiza en busca de malware o contenido activo antes de que el equipo los abra. Analiza los archivos de cliente descargados con las herramientas antivirus o de seguridad de la oficina antes de abrirlos o reenviarlos.

Los documentos subidos no son un archivo permanente. Sparki elimina los archivos despues del periodo de retencion configurado. El periodo maximo es de 180 dias y los documentos eliminados no se pueden recuperar desde Sparki.

Si la oficina necesita copias a largo plazo por motivos legales, hipotecarios, de alquiler o de archivo interno, descarga los archivos antes de que termine el periodo y guardalos en el sistema seguro de la oficina.