Document

Type d interaction

Les documents apparaissent lorsqu un fichier est envoye, partage ou demande.

Les clients voient seulement les fichiers qui leur appartiennent ou qui sont volontairement partages via un projet ou parcours client.

Sources

Les documents projet peuvent etre visibles pour les clients connectes du projet. Les televersements client apparaissent dans la timeline et l overview documents. Une demande de document peut demander un fichier precis meme si les televersements generaux sont desactives. Les fichiers de workflow sont pour l equipe dashboard et ne sont pas automatiquement publics pour le client.

Parcours de demande de document

Utilisez une demande de document quand l equipe a besoin d un fichier precis d un client, par exemple justificatif de revenus, piece d identite ou formulaire signe. Ouvrez le client dans le dashboard, allez dans Demandes, choisissez Nouveau, gardez Demande de document et indiquez clairement le document attendu.

Le client ouvre la demande depuis le portail ou depuis l e-mail de demande. Le portail affiche le contexte et un champ de televersement unique, afin que le client sache quel fichier fournir.

Apres le televersement, le document est lie au client et apparait dans la zone documents du dashboard. L equipe peut le verifier, le telecharger, l accepter, le rejeter ou le supprimer selon le processus agence.

Statut et securite

Les televersements peuvent avoir des statuts comme nouveau, accepte ou rejete. Les telechargements doivent etre autorises au moment de la demande. Les boutons desactives ne sont que la couche visible; le serveur applique aussi les droits.

Limites et types de fichiers

Les televersements client, demandes de document et questions de workflow avec fichier acceptent des fichiers jusqu a 2.5 MB. Les documents attaches a un projet acceptent des fichiers jusqu a 10 MB, avec un maximum de 25 documents projet par projet.

Les types de documents pris en charge sont PDF, JPG/JPEG, PNG, DOC/DOCX, XLS/XLSX, PPT/PPTX, ZIP et RAR.

Les medias de portail et de projet utilisent des champs de televersement separes. Les formulaires dashboard limitent les logos a 1 MB et la plupart des images projet, images de contenu, plans, videos et miniatures a 2.5 MB. Les types media pris en charge incluent JPG/JPEG, PNG, GIF, SVG, WEBP, MP4 et MOV.

Conservation et stockage

Les fichiers televerses par les clients ne sont pas fiables par defaut. Sparki stocke les fichiers, autorise l acces et fournit des liens de telechargement, mais ne les analyse pas contre les logiciels malveillants ou le contenu actif avant que votre equipe les ouvre. Analysez les fichiers client telecharges avec les outils antivirus ou de securite de l agence avant de les ouvrir ou les transmettre.

Les documents televerses ne sont pas une archive permanente. Sparki supprime les fichiers apres la duree de conservation configuree. La duree maximale est de 180 jours et les documents supprimes ne peuvent pas etre recuperes depuis Sparki.

Si l agence a besoin de copies a long terme pour des raisons juridiques, hypothecaires, locatives ou d archive interne, telechargez les fichiers avant la fin de la periode et stockez-les dans le systeme securise de l agence.