Dokument

Interaktionstyp

Dokumente erscheinen, wenn Dateien hochgeladen, geteilt oder angefragt werden.

Kunden sehen nur Dateien, die ihnen gehoren oder bewusst uber ein Projekt oder einen Kundenflow geteilt werden.

Quellen

Projektdokumente konnen fur angemeldete Kunden des Projekts sichtbar sein. Kunden-Uploads erscheinen in Timeline und Dokumentubersicht. Dokumentanfragen fordern eine bestimmte Datei an, auch wenn allgemeine Uploads deaktiviert sind. Workflow-Dateien sind fur das Dashboard-Team und nicht automatisch offentlich fur den Kunden.

Ablauf fur Dokumentanfragen

Nutzen Sie eine Dokumentanfrage, wenn das Team eine bestimmte Datei von einem Kunden braucht, zum Beispiel Einkommensnachweis, Ausweis oder ein unterschriebenes Formular. Offnen Sie den Kunden im Dashboard, gehen Sie zu Anfragen, wahlen Sie Neu, lassen Sie Dokumentanfrage ausgewahlt und schreiben Sie klar, welches Dokument benotigt wird.

Der Kunde offnet die Anfrage im Portal oder uber die Anfrage-E-Mail. Das Portal zeigt den Kontext und ein einzelnes Upload-Feld, damit klar ist, welche Datei geliefert werden soll.

Nach dem Upload wird das Dokument mit dem Kunden verknupft und erscheint im Dokumentbereich des Dashboards. Das Team kann die Datei prufen, herunterladen, akzeptieren, ablehnen oder loschen.

Status und Sicherheit

Uploads konnen Status wie neu, akzeptiert oder abgelehnt haben. Downloads sollten beim Offnen autorisiert werden. Deaktivierte Upload-Buttons sind nur die sichtbare Ebene; der Server erzwingt die Berechtigung ebenfalls.

Upload-Limits und Dateitypen

Kunden-Uploads, Dokumentanfragen und Workflow-Dateiupload-Fragen akzeptieren Dateien bis 2.5 MB. Projektdokumente an einem Projekt akzeptieren Dateien bis 10 MB, mit maximal 25 Projektdokumenten pro Projekt.

Unterstutzte Dokumenttypen sind PDF, JPG/JPEG, PNG, DOC/DOCX, XLS/XLSX, PPT/PPTX, ZIP und RAR.

Portal- und Projektmedien nutzen separate Medien-Uploadfelder. Dashboard-Formulare begrenzen Logos auf 1 MB und die meisten Projektbilder, Inhaltsbilder, Grundrisse, Videos und Thumbnails auf 2.5 MB. Unterstutzte Medientypen sind JPG/JPEG, PNG, GIF, SVG, WEBP, MP4 und MOV.

Aufbewahrung und Speicherung

Von Kunden hochgeladene Dateien sind nicht vertrauenswurdig. Sparki speichert Dateien, autorisiert Zugriffe und stellt Downloadlinks bereit, scannt sie aber nicht auf Malware oder aktive Inhalte, bevor Ihr Team sie offnet. Scannen Sie heruntergeladene Kundendateien mit den Antivirus- oder Sicherheitstools des Buros, bevor Sie sie offnen oder weiterleiten.

Hochgeladene Dokumente sind kein dauerhaftes Archiv. Sparki entfernt Uploads nach der konfigurierten Aufbewahrungsfrist. Die maximale Aufbewahrungsfrist betragt 180 Tage; entfernte Dokumente konnen nicht aus Sparki wiederhergestellt werden.

Wenn ein Buro langfristige Kopien fur rechtliche, Finanzierungs-, Miet- oder interne Archivzwecke braucht, laden Sie die Dateien vor Ablauf der Frist herunter und speichern Sie sie im eigenen gesicherten System.