Dokument

Interaktionstyp

Dokumente erscheinen, wenn Dateien hochgeladen, geteilt oder angefragt werden.

Kunden sehen nur Dateien, die ihnen gehoren oder bewusst uber ein Projekt oder einen Kundenflow geteilt werden.

Quellen

Projektdokumente konnen fur angemeldete Kunden des Projekts sichtbar sein. Kunden-Uploads erscheinen in Timeline und Dokumentubersicht. Dokumentanfragen fordern eine bestimmte Datei an, auch wenn allgemeine Uploads deaktiviert sind. Workflow-Dateien sind fur das Dashboard-Team und nicht automatisch offentlich fur den Kunden.

Ablauf fur Dokumentanfragen

Nutzen Sie eine Dokumentanfrage, wenn das Team eine bestimmte Datei von einem Kunden braucht, zum Beispiel Einkommensnachweis, Ausweis oder ein unterschriebenes Formular. Offnen Sie den Kunden im Dashboard, gehen Sie zu Anfragen, wahlen Sie Neu, lassen Sie Dokumentanfrage ausgewahlt und schreiben Sie klar, welches Dokument benotigt wird.

Der Kunde offnet die Anfrage im Portal oder uber die Anfrage-E-Mail. Das Portal zeigt den Kontext und ein einzelnes Upload-Feld, damit klar ist, welche Datei geliefert werden soll.

Nach dem Upload wird das Dokument mit dem Kunden verknupft und erscheint im Dokumentbereich des Dashboards. Das Team kann die Datei prufen, herunterladen, akzeptieren, ablehnen oder loschen.

Status und Sicherheit

Uploads konnen Status wie neu, akzeptiert oder abgelehnt haben. Downloads sollten beim Offnen autorisiert werden. Deaktivierte Upload-Buttons sind nur die sichtbare Ebene; der Server erzwingt die Berechtigung ebenfalls.

Aufbewahrung und Speicherung

Hochgeladene Dokumente sind kein dauerhaftes Archiv. Sparki entfernt Uploads nach der konfigurierten Aufbewahrungsfrist. Die maximale Aufbewahrungsfrist betragt 180 Tage; entfernte Dokumente konnen nicht aus Sparki wiederhergestellt werden.

Wenn ein Buro langfristige Kopien fur rechtliche, Finanzierungs-, Miet- oder interne Archivzwecke braucht, laden Sie die Dateien vor Ablauf der Frist herunter und speichern Sie sie im eigenen gesicherten System.