Document

Interactietype

Documentinteracties verschijnen wanneer bestanden worden geupload, gedeeld of opgevraagd.

Klanten zien alleen bestanden die bij hen horen of bewust via een project of klantflow zijn gedeeld.

Bronnen

Projectdocumenten kunnen beschikbaar zijn voor ingelogde klanten van dat project. Klantuploads verschijnen in de klanttijdlijn en documentoverzichten voor het dashboardteam. Documentverzoeken vragen om een specifiek bestand, ook als algemene uploads uitstaan. Workflowbestanden zijn voor het dashboardteam en worden niet automatisch publiek voor de klant.

Documentverzoek-flow

Gebruik een documentverzoek wanneer je een specifiek bestand van een klant nodig hebt, zoals inkomensbewijs, identificatie of een ondertekend formulier. Open de klant in het dashboard, ga naar Aanvragen, kies Nieuw, laat Documentverzoek geselecteerd en schrijf duidelijk welk document nodig is.

De klant opent het verzoek via het portaal of via de verzoekmail. Het portaal toont de context en een uploadveld, zodat duidelijk is welk bestand moet worden aangeleverd.

Na uploaden wordt het document aan de klant gekoppeld en verschijnt het in de documentensectie van het dashboard. Het team kan het bestand bekijken, downloaden, accepteren, afwijzen of verwijderen volgens het kantoorproces.

Status en veiligheid

Uploads kunnen statussen hebben zoals nieuw, geaccepteerd of afgewezen. Downloads moeten op het moment van openen worden geautoriseerd. Uitgeschakelde uploadknoppen zijn alleen de zichtbare laag; de server controleert de toegang ook.

Retentie en opslag

Geuploade documenten zijn geen permanent archief. Sparki verwijdert uploads na de ingestelde bewaartermijn. De maximale bewaartermijn is 180 dagen en verwijderde documenten kunnen niet vanuit Sparki worden hersteld.

Als het kantoor kopieën langer nodig heeft voor juridische, hypotheek-, huur- of interne archiefredenen, download de bestanden dan voor de bewaartermijn eindigt en bewaar ze in het beveiligde systeem van het kantoor.