Workflow

Configuratie

Workflows zijn begeleide vraagstromen die klanten naar de juiste vervolgstap sturen.

Gebruik ze voor kwalificatie, biedingen, pre-validatie, documentinname en routering.

Bouw de flow

Open Workflows. Een workflow heeft naam, beschrijving, status en vertaalbare tekst. In de builder bestaat de flow uit stappen en elementen.

Hetzelfde vragensysteem wordt gebruikt voor workflows, biedingen en pre-validatie. De beschikbare vragenlijst is in alle drie plaatsen gelijk. File upload is de uitzondering: die verschijnt alleen wanneer documentuploads zijn ingeschakeld in de portaalinstellingen.

Vraag- en contenttypes

Gebruik vragen om klantinput te verzamelen en contentblokken om uit te leggen wat de klant moet doen.

Dezelfde lijst wordt gebruikt voor normale workflows, biedingsvragen en pre-validatievragen.

Vragen die antwoorden verzamelen:

1. Text voor korte antwoorden.
2. Long text voor toelichting, motivatie of voorwaarden.
3. Number voor budgetten, inkomen, huishoudgrootte of drempels.
4. Select voor vaste keuzes die voorwaarden en eindpunten kunnen sturen.
5. Date voor een kalenderdatum.
6. Date & time voor een specifiek moment.
7. Time voor alleen een tijd.
8. Checkbox voor bevestigingen, toestemming of ja/nee-akkoorden.
9. File upload voor documenten, alleen wanneer documentuploads aan staan.

Contentblokken die geen antwoorden verzamelen:

1. Explanation voor extra instructies.
2. Warning voor belangrijke beperkingen of procesinformatie.

Voorwaarden

Voorwaarden bepalen of een later veld, een stap of een eindpunt geldt. Ze kunnen controleren of een antwoord gelijk is aan een waarde, niet gelijk is, een waarde bevat, groter of kleiner is, leeg is of juist niet leeg is. Meerdere voorwaarden kunnen samen gelden als alle voorwaarden moeten matchen of wanneer minstens een voorwaarde moet matchen.

Eindpunten

Eindpunten bepalen wat er gebeurt nadat de klant de antwoorden indient.

Normale workflows en biedingsvragen gebruiken deze standaard eindpunten:

1. Redirect to an external URL stuurt de klant naar een externe pagina.
2. Show an end page toont een eigen titel, bericht en knoptekst.
3. Make an appointment stuurt de klant naar boeken voor een gekozen project.
4. Request an appointment maakt een afspraakaanvraag voor opvolging door het team.
5. Make a bid stuurt de klant naar een open biedflow voor een gekozen project.
6. Ask a question opent een vraagflow voor een project.

Afspraak-, aanvraag-, bied- en vraag-eindpunten hebben een gekozen project nodig. Bied-eindpunten tonen alleen projecten waar bieden open staat.

Waar workflows worden gebruikt

Workflows kunnen als portaalcontent worden gepubliceerd. Ze kunnen ook worden gekoppeld aan projecten, biedingsflows of pre-validatie voordat klanten een afspraak boeken.

Wanneer een klant een workflow afrondt, bewaart Sparki de antwoorden en het gekozen eindpunt als een Antwoord-interactie. Bekijk de resultaten vanuit Inbox of de klanttijdlijn.

Pre-validatie voor bezichtigingen

Gebruik pre-validatie wanneer een klant eerst kwalificerende vragen moet beantwoorden voordat die een bezichtiging of open huis kan boeken.

Een pre-validatieflow combineert vragen met eindpunten die bepalen of de klant mag boeken, een aanvraag moet doen of moet stoppen.

Maak eerst het project en koppel de agenda. Open daarna de projectinstellingen, schakel Pre-validation in, voeg de vragen toe en configureer de eindpunten.

In de projectinstellingen koppel je de pre-validatieflow aan het project.

Pre-validatie gebruikt dezelfde vraag- en contenttypes als andere workflows. Denk aan kwalificatiestatus, huishoudgrootte, budget, gewenste datum, documenten of een bevestigingscheckbox. File upload is alleen beschikbaar wanneer documentuploads in het portaal zijn ingeschakeld.

Pre-validatie heeft eigen eindpunten omdat de flow direct voor afspraakboeking zit:

1. Only make an appointment laat gekwalificeerde klanten doorgaan naar boeken.
2. Only sign up for the wait list maakt een afspraakaanvraag in plaats van directe boeking.
3. Not allowed to continue toont een bericht en blokkeert boeken.
4. Continue the flow is de fallback wanneer geen regel matcht en laat de klant doorgaan met boeken of aanvragen.

Klanten beantwoorden de pre-validatievragen voordat ze de afspraak kunnen bevestigen.

Plan- en rolnotities

Workflows zijn beschikbaar op Pro en Custom. Leden hebben Workflows bewerken nodig om flows te maken of te wijzigen.